El correo electrónico - Lo usamos todos los días, pero ¿somos conscientes de sus ventajas y riesgos?

 

El correo electrónico se ha convertido en uno de los mejores medios de comunicación. Ha sustituido en muchos casos, no solamente a las llamadas telefónicas y a las cartas, sino que también ha reemplazado algunas reuniones o encuentros para la discusión, organización y resolución de diversos temas.

 

El motivo de su crecimiento se debe  a que combina la rapidez de la llamada telefónica con la documentación por escrito de lo dicho. Esto permite una comunicación eficaz.  Sin embargo, ha afectado las relaciones interpersonales porque se tiende a perder el contacto personal.   

Su uso es efectivo porque...

 Precauciones

Lo escrito tiene permanencia. Tenemos que tener cuidado con lo que se escribe porque el mensaje puede circular rápidamente entre personas que no estaban previstas como destinatarias  en el mensaje original.  Asimismo, cuando un mensaje es leído por una tercera persona, el contexto cambia y puede dársele otra interpretación muy diferente.

Tener en cuenta al escribir…

los mismos conceptos que utilizamos para las cartas comerciales: claridad, brevedad, precisión, ortografía correcta y lenguaje apropiado y moderno.  Recordemos que no debemos escribir un mensaje estando enojados.  A veces nos dejamos llevar por la inmediatez y respondemos en un tono nada apropiado.  Utilicemos el corrector de ortografía, es una herramienta que nos permite evitar errores. 

…al enviar/responder/reenviar…

Contamos con Para/CC/CCO. En el Para van los destinatarios del mensaje. En CC (Copia) ponemos las personas que necesitan están enteradas del contenido del mensaje. En CCO (Copia Oculta) van las personas que reciben copia del mensaje sin que los destinatarios estén al tanto.  Aconsejamos hacerlo cuando queremos enviar un mensaje a muchas personas que no tienen contacto entre sí  o no se conocen. De esta forma resguardamos sus direcciones. 

Al responder tenemos que tener cuidado de a quiénes enviamos la respuesta, muchas veces “respondemos a todos” en vez de solamente al emisor. 

Otra ventaja del e-mail es el asunto. Nos permite conocer el tema que trata antes de abrirlo.  Es conveniente que sea breve y conciso. Cuando hagamos “responder” se mantendrá el mismo asunto; en el caso de que incluyamos otros temas en la respuesta, sugerimos incluirlos en el asunto. 

Evitemos utilizar un mensaje anterior manteniendo su asunto para enviar un mensaje nuevo que nada tiene que ver con el tema del asunto original. 

Cuando se responde un mensaje, se mantiene el mensaje anterior. Esto es adecuado si se refiere al mismo tema. No es conveniente mantener mensajes anteriores porque muchas veces nos olvidamos que contienen ciertos comentarios, que están fuera de lugar algunos días después o si se incorporan nuevos destinatarios. Recomendamos borrar los mensajes viejos.  

Para concluir, el e-mail es una herramienta que nos permite comunicarnos eficazmente pero tenemos que ser cuidadosos al usarlo. 

 

Prof. Susana Reyno

Coordinadora del Secretariado

Instituto Metodista Universitario Crandon